時間管理ができない人へ出来ない理由と5つの改善法

時間管理が出来ない人の特徴５つ

時間管理が出来なかった私の失敗談からお話しますね。

きっと誰かのあるあるでしょう( ´艸｀)

すぐ出来る仕事を先延ばし

社内チャットで後輩からの問い合わせや 、歓迎会の出欠確認など回答すれば3分で済む仕事をどんどん貯めていきます。

メール確認も同じことで朝メールを確認してその場で回答すれば3分で済むことを3分だから後でいいやと考えてまたお昼にそのメールを見たりしていました。

優先順位がめちゃくちゃ

自分が得意な仕事をまず最初に始めていました。

スケジュール管理や資料作りは得意なので、先ずそこから始める。

同じプロジェクトの人にミーティングのアポを取ったり、みんなの意見のすり合わせは苦手なので後回しにしたりしていると結局アポイントが取れなかったり、 作った資料も無駄になったりしていました…

時間を区切らない

残業ありきで時間配分をしていました（無意識）
大体寝不足で、朝はボーとしていたので何も考えずに出来る楽～な仕事から取り掛かっていましたね。

夕方３時ぐらいになってやっと調子が出てきた～という感じで、次は残業前に食べるデザートが楽しみで今日は何にしようかなって同僚と話していましたよ。

そして誰かが代表で買いに行っていました（ムダな時間）

無駄な完璧主義

資料を作るにしても 完璧を求めて時間を使う事が多かった。

資料作りのために完璧なイラストを探したり、自分の発案であれば細かい数字や熱い思いも書いていた。

たたき台の段階ではそれは必要ないので、完璧主義は自己満足に終わることが多かったです。

仕事を人に頼めない

仕事を人に頼めない人は

プライドが高くて人に頭を下げたくないという人や、自分の仕事だからと抱え込む人も居ますね。

私の場合は自分の頭の中がぐちゃぐちゃでとても説明できないと事が多かったです。頼む人がわかってないので頼まれる人にはさっぱり理解できない。

というカオスの状態です。

効率化にはこの考え方も役に立ちます。合わせて読んでください。

時間管理が出来るようになる為にやった事５つ

3分以内で出来る仕事はすぐやる

何かやる事が来たら、この仕事は3分で終わるかどうかを判断材料にしています。

3分で終わるものであればその場でやります。そしてを忘れます。

あれもこれもとやらなきゃと覚えることが多いと、仕事の効率が下がります。

集中力のためにはマルチタスクよりシングルタスク（一つのことに集中して他の事は後からやる）というのがとても良いようです

ただマルチタスクとは言えないぐらいの軽い仕事があります。

後輩からの社内チャットでの質問くらいであればその場ですぐに答えられるはず。

私の会社ではバースデーカードをみんなで寄せ書きという習慣がありました。

部署内で回します が、毎月同じ人のところでいろんな回覧物が溜まっていた…

その人は仕事が遅いのでメールの返信もなかなか来ないし、 書類の提出が間に合わ納期に間に合ったこともありません

まずメールなどは時間を決めてチェックする習慣を付ける事が必要ですね。

就業時間前と11時と3時とか。

そして見たメールはその場で返信です

その場で返信できないものは至急フォルダに入れて、いつでも返せるように分けておきました。

楽な仕事とシンドイ仕事を交互に

仕事の中でも得意な事とちょっとめんどくさいなぁと思う仕事ってありますよね。

得意な仕事を先にしたい気持ちはわかりますが、まず重要なのは期限とその仕事がどれ位の時間でできるかということです。

私がやったのは他の人をからめなきゃいけない仕事を一番最初にやりました。

その人の意見を聞かなきゃいけない場合は、必ず午前中の早い段階で確認していました。

「私が作った資料を上司が確認してOKなら私が仕上げ」と言う流れなら

それを最初にしないと、上司の確認が今日はもらえないという状況になる事があります。

上司と来週ミーティングと勝手に決めて、

目の前に上司がいるので、アポをとるのは後でいいやと思ったら
午後出張でいなくなっている事がありました。
そして出張先に連絡をして怒られたり（笑

自分一人で完結する仕事は人との調整が済んでからやっていました。

後はタスク管理表に今日1日やることを書いていましたが

しんどい仕事をやったら次に軽い仕事を持ってきたり、好きな仕事を二つ行ってその後にしんどい仕事をやってみたり自分のテンションを自分で管理する感じですね。

残業はしないと決める

残業ありきで考えると、朝はぼーっとメールチェックをしたりしてしまいます。

朝のスタートから6時に帰ることを計算して仕事をしていると、効率はものすごく上がります←これホントです

朝のスタートダッシュはすごく重要です

毎日3時4時になるとこの仕事はもう明日でいいかなと悪魔の声が囁きますが

その時に「絶対、今日中にやってやる。残業なしで」と決めながらやっていました。

100％の出来を求めない

この仕事の出来栄えが「100%」なのか「80%」なのか？

それを自分で判断するのは難しいです。

能力や経験の違いもありますから、頼まれた仕事であればその相手がどれぐらいのレベルのものを望んでいるか？

それが全てです。アィディアの段階で100%の資料を作る必要はありません。

相手が求めているものが「速さ」なのか「正確さ」なのか「資料の内容が充実していること」なのか？それを常に考えることが必要です。

もしそれが分からなければ、60％位の出来の物を一回相手に見せてください。
後どれくらい足せばよいのか、教えてくれますよ。

誰にでも頼める仕事の仕方

人に仕事を頼むためにはこちらの頭の中が整理整頓されてないと難しいです。

この仕事は

❖「何のためにやるか」
❖「何時までにやるか」
❖「どれくらいのレベルまでやるか」
❖「間違えてはいけない所はここ」
❖「重要でない所はここ」

これ位の項目を相手に伝えることができれば相手も理解しやすいです。

何でも自分でやろうとする人は責任感が強すぎるのかもしれませんね。

ただ、自分が実際に資料を作る立場なのか？（プレーヤー）
その資料をチェックする立場なのか？（管理・リーダー）

自分の仕事をそういう風に判断するのも必要です 。

まとめ

自分の仕事が忙しすぎると思っている人は少し自分の仕事のやり方をチェックしてみてください。

❖3分以内で出来る仕事はすぐやる　
❖楽な仕事とシンドイ仕事を交互に　　
❖残業はしないと決める　
❖100％の出来を求めない　
❖誰にでも頼める仕事の仕方

本当に自分一人がやらなければいけない仕事なのか？誰かに頼める仕事はないのか？
仕事の量が多いから残業は当たり前という 感覚で、朝と夕方4時過ぎの時間を無駄にしていないか ？

50分単位でスマホのタイマーを掛けていました。自分にだけ聞こえるくらいのアラームを掛けて、毎日仕事をするようになると驚く位集中力と効率が上がりました。
人の脳は考えているより、単純なようです。

仕事の時間管理は思っているより簡単にできますよ。

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